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急がないけど大切なこと

August 10, 2017

公認会計士・税理士

おはようございます。

 

 

本日からお盆休みの方は多いのではないでしょうか。私は一足先に昨日の午後からお盆休みに突入しており、実家に帰省しています。私の実家は群馬県の沼田市にあるのですが、この時期でも夜はエアコンなしで涼しいくらいでした。

 

さて、今回はいわゆるタスク管理についてのお話です。

 

 

皆様はどのように日々のタスク管理を行っていますか。

 

世の中には「タスク管理」を銘打った書籍等が溢れかえっております。

「タイムマネジメント」関連の書籍も実質はタスク管理の本ですので、それも含めると本当に多いですよね。

そんなに何冊も読んでいるわけではないですが、どの書籍も要点は似ているので、その中で私が重要だと思うことをご紹介します。

 

 

なお、ここでいうタスクとは仕事に限らないです。

 

部屋の掃除しなくちゃ、とか、○○食べに行きたいなぁ、とか、○○さんに会いたいなぁ、とか、生きていく上で、必要なこと全てを指します。

 

 

 

・頭の中をからっぽにする

 

これが一番大事といっても過言ではないです。

 

「〇〇をやらなきゃ!」とか「××までに提出しなきゃ!」とかを頭の中に入れておかないことです。

 

人の頭の中はPCと同じでメモリ(一度に処理できる情報の許容量的な)があって、ある作業をしていても頭の中がからっぽじゃないと、最大限の能力を発揮できないようになっています。

 

タスクについては、自分で記憶することを一切やめましょう。

手帳でもいいですし、スマホでもいいですが、とにかく外部の記憶媒体にすべてを覚えてもらって、自分では覚えないこと。

 

思いつくタスクは全て吐き出しましょう。これがタスク管理の重要な一歩目です。

 

 

 

 

 

・優先度をつける

 

さて、次は優先度をつけましょう。

 

この方法は有名で、タスク管理系の書籍には必ず載ってくる方法です。

緊急度と重要度のマトリックスで優先度をつけます。

 

ただ、この緊急度と重要度って分かりにくくないですか?

相対的だし、そもそも、重要度低いタスクってなんだよ。とか。そこで、こう考えましょう。

 

 

 

緊急度=やらないと他人が困ること

 

重要度=やらないと自分が困ること

 

 

 

もちろん重複する部分はありますが、こう考えると整理しやすいです。このマトリックスでタスクを振り分けたら後は簡単です。優先度は以下の通りです。

 

 

 

1位 重要で緊急

 

2位 重要で緊急でない

 

3位 重要でないが緊急

 

4位 重要でなく緊急でない→やらない

 

 

ポイントは、「重要でないが緊急」よりも「重要で緊急でない」ものが上位に来る点と、「重要でなく緊急でない」をやらないことです。

 

 

 

 

・タスクを達成する日を決める

 

次は実行日を決めます。この際は優先度順に日付を決めていきます。

 

私は手帳派ですので、タスクを各デイリーの欄に割り振っています。

私の手帳には確定申告書と試算表の整合性再確認、というタスクと、誕生日プレゼントを買いに行く、というタスクが混在して並んでいます。

 

 

ちなみにタスクの単位は長くても1時間以内で終わるように細分化すべきです。

 

できれば、30分以内。私は、あまりに重たいタスクだとやる気が出ないので、なるべく1つ1つのタスクを軽くしています。

 

 

 

 

 

・達成したタスクは見えるように消していく

 

これがデジタル媒体でできるのかはよく分からないのですが、細分化したタスクをどんどん消していくのは後で見返すとちょっとした達成感を得られます。

(中身をよく見ると、朝、ごみを出す、とかくだらないのも入っていますが)

 

 

 

 

いかがでしたでしょうか。

 

こんなことを書いてみたのは、まさにこれから始まる連休は、

 

「重要で緊急でない」タスク

 

を一気にこなすチャンスだからです。

 

 

皆様よい休日を。

楽せず、楽しい毎日を過ごしましょう。

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